Как бизнесмену уехать в отпуск без потери прибыли

Отпуск часто оборачивается настоящей головной болью для бизнесменов и руководителей. Тревога по поводу того, что без их личного присутствия обязательно что-то пойдет не так, зашкаливает и портит отдых. Либо же этот страх вообще не позволяет отлучаться дольше, чем на пару дней. Эксперт в области переговоров, владелец трех бизнесов Сергей Громов рассказал порталу PRODELO.BY о пяти принципах успешного ведения дел на расстоянии без потерь в прибыли. 

Сергей Громов признается, что для него очень важно иметь возможность оставлять компании «без присмотра», потому что одно из его увлечений – горы. Последний раз бизнесмен уезжал покорять Казбек в июне на 2 недели. Восхождение подразумевает, что на несколько дней вообще остаешься без интернета, телефона и всякой связи с миром. Собеседник к этому готов несмотря на наличие сразу трех компаний: Академии переговоров «Артель Громова», парка развлечений и активного отдыха «Кольт», где Сергей Громов собственник и сети парков развлечений «Играй», где он соучредитель. В совокупности – в подчинении 85 человек.

Как выстроить процессы в собственных компаниях, чтобы позволять себе поездки в 5-6 раз в год в среднем на неделю-полторы или даже на месяц? Есть 5 важных моментов.

Принцип 1. От дезорганизации – к порядку

Первое, что нужно сделать тем, кто хочет путешествовать по миру, но при этом чтобы компания работала и развивалась, а команда демонстрировала результаты, это трезво оценить, на какой стадии организации процессов находится компания.

Их всего 3: дезорганизация, беспорядок и порядок. «Дезорганизация – это когда в бизнесе есть процессы или обязанности, у которых нет ответственных. Другими словами – что-то произошло, а вы не можете найти человека, который несет ответственность за этот процесс. Его просто нет. Чтобы такого не происходило, нужно полностью расписать все-все процессы в компании – вплоть до того, кто вызывает уборщицу и кто покупает туалетную бумагу. Да, это займет много времени, но зато потом сможете легко управлять компанией с Кипра», – отметил эксперт.

Беспорядок – это когда ответственные у всех процессов есть, но сбои все равно происходят. Например, сотрудник признает, что какая-то работа входит в его обязанности, но он не успевает ее выполнить или выполняет ее неправильно. «Значит, в этой части бизнеса у вас беспорядок и чтобы его исправить нужна перенастройка. Она зависит от конкретной ситуации: нужно провести дополнительное обучение, внедрить другие точки контроля, переписать и сделать более точными инструкции – то есть принять меры, которые позволят человеку успевать выполнять все обязанности в нужный срок», – советует Сергей Громов.

Порядок – это когда люди четко знают свои обязанности и выполняют их по тем стандартам качества, которые нужны руководству. Привести компанию к порядку важно в принципе, чтобы она приносила максимальную прибыль и имела возможность для развития. А если руководитель хочет ее оставить на долгое время и уехать в путешествие – тем более.

Принцип 2. Надежное плечо

В каждой компании должен быть человек, на которого можно оставить управление. «Главный критерий по выбору такого человека – уверенность в том, что он относится к вашему бизнесу так, словно к своему. То есть в его мотивации работать деньги стоят на третьем месте, команда – на втором, а на первом – вы. Для него важно не подвести, не предать вас. И неисполнение какой-то задачи в срок и в нужном качестве – для него и есть самонаказание. Из поездки вы сможете держать связь по любым вопросом в бизнесе только с ним и этого будет достаточно», – подчеркнул Сергей Громов.

Кстати, в поиске такого человека лучше не надеяться только на личные ощущения, а заказать тестирование сотрудников. Есть компании, которые на этом специализируются.

Принцип 3. Плавное погружение

Отпускать бизнес эксперт советует плавно. «Например, я сначала уезжал на 2-3 дня, потом – на неделю-полторы, и только после этого уже – на месяц. С одной стороны: отлучаясь ненадолго, я наблюдал, что происходит, как все работает, где проседает, а потом возвращался и исправлял то, что плохо работало без меня. С другой стороны: я формировал такую культуру управления в компании, что я могу уехать надолго и сотрудники воспринимают это как норму. Они не чувствуют, что я их бросил и для меня стали не важны результаты их работы или наоборот – нет такого, что они решили, что могут самостоятельно управлять компанией», – делиться опытом собеседник.

Принцип 4. Соблюдение правил

Во время отъездов руководства никогда не стоит нарушать установленных правил и традиций. То есть, если в компании обычно по понедельникам – планерка, а в конце месяца – сдача отчетов и защита планов на будущий месяц, то так и должно происходить, даже если главный в отъезде. «Я сам, как минимум 1 раз в неделю, присутствую на планерках и общаюсь с сотрудниками онлайн. Для меня это важно, чтобы быть в курсе дел. Еще важно оказывать знаки внимания команде – можно отправить подарки, организовать сюрприз. Это нужно, чтобы коллектив чувствовал ваше присутствие: не только контроль, но и заботу», – обращает внимание бизнесмен.

Принцип 5. Помощь онлайн-сервисов

В компаниях Сергея Громова используют онлайн-сервисы, которые помогают организовать дисциплину в исполнении задач. С их помощью можно организовать такие точки контроля, чтобы у человека не было возможности расширить свою «зону неисполняемости», потому что лень, не хочется, устал. Для работников с разным опытом – разные формы отчетности. Если это совсем новенький работник, и у него период адаптации, то тут целесообразно назначить ещё и ответственного человека, который передает ему дела и помогает всему обучиться и войти в должность. «Когда новенький уже больше 10 раз выполнил одну и ту же задачу правильно, по нашим стандартам, то мы просто внедряем ему точки контроля через программу. Он выполняет работу и прикрепляет фото. Когда понимаю, что человеку можно доверять, то для контроля достаточно выставления галочек в графах чек-листа с задачами. Таким образом, из любой точки мира при наличии интернета, я могу посмотреть, как кто работает и не бояться, что новенькие «запорят» дела», – рассказал собеседник.

По мнению эксперта, вести бизнес удаленно – это культура, которую определенно нужно внедрять в управление командой. Это уже норма для современного мира. «У меня получилось наладить процессы так, чтобы иметь возможность уехать в горы, на конференцию в другой город или к морю с семьей на месяц. При этом могу позволить себе даже выпасть на несколько дней из рабочих процессов полностью и это никак не отразится на результатах, прибыли, поведении сотрудников», – подытожил он.