Как искусственный интеллект помогает ускорить процессы в сложных сферах бизнеса — личный опыт

Центромаш — аккредитованный орган по сертификации и центр инновационных исследований, который более 10 лет помогает компаниям по всему миру успешно выводить транспортные средства на рынок ЕАЭС.

Как оставаться конкурентоспособными среди лидеров рынка, грамотно выстраивать качественные и эффективные бизнес-процессы рассказывает Захарик Екатерина Андреевна, заместитель директора по коммерческим вопросам и персоналу ООО «Центромаш».

«Мы строим компанию №1 на территории ЕАЭС, которая занимается сертификацией и испытанием транспортных средств. На данный момент мы уже являемся международной компанией, Технической службой Женевского соглашения 1958 года, а наши документы принимаются во всех странах, ратифицировавших данное соглашение, включая страны Европы, Африки, Латинской Америки и др.

Интересный факт: ООО «Центромаш» сочетает в себе мощную техническую базу, выстроенную годами труда инженеров и конструкторов, и динамичность построения и функционирования внутренних бизнес-процессов в компании, необходимую для успешного функционирования на консервативном рынке. С одной стороны, компания опирается на высокие стандарты качества. С другой стороны- это постоянная адаптация к изменениям и требованиям рынка, с внедрением инновационных решений и подходов.

Запрос на внедрение Битрикс24 у нас появился тогда, когда в компании произошел сильный рост. Начиная с 2022 года прирост в компании составил чуть больше, чем в 2,5 раза. По мере того как росла компания, у нас менялись процессы и увеличивался штат.  

Первая серьёзная задача, с которой столкнулась компания, касалась управления продажами. Вторая задача охватывала все бизнес-процессы внутри компании. Резкий рост потребовал изменений большинства процессов. Абсолютно всё, начиная от кадрового делопроизводства и заканчивая согласованием отпусков, командировок и даже бронированием переговорных комнат для совещаний, требовало улучшения и автоматизации.

Внедрение Битрикс24 началось с использования модуля CRM для управления воронками продаж. На первом этапе мы сфокусировались на CRM, чтобы оптимизировать процессы взаимодействия с клиентами и улучшить управление продажами. Первыми использовать воронку начали менеджеры отдела продаж и менеджеры отдела клиентского сервиса.  Все операции, связанные с продажами, стали прозрачны. Внедрением занимались бизнес-аналитики компании  самостоятельно, что позволило лучше понять и адаптировать систему под свои нужды.

“После успешного внедрения CRM, мы расширили использование Битрикс24, превратив его в полноценный корпоративный портал. Этот шаг позволил нам создать единое информационное пространство для всех сотрудников компании, обеспечив централизованный доступ ко всей необходимой информации и инструментам.

Корпоративный портал стал центральным инструментом коммуникации сотрудников, где размещаются:

• Новости компании: что позволяет всем сотрудникам компании видеть актуальные события и нововведения в компании, что важно для поддержания единого информационного поля
• Чаты и коммуникации: внутренние чаты и группы позволяют сотрудникам оперативно взаимодействовать между собой.  А также, использование Битрикса как единой платформы для коммуникации позволяет нам держать руку на пульсе информационных потоков внутри компании 
• Документы и файлы: встроенное хранилище и диск обеспечивают нам  оперативный доступ к важным документам и файлам, даже если работаешь через мобильное приложение.

С другой стороны, Битрикс24 стал для нас инструментом для получения аналитических данных. Удобно, что теперь данные хранятся в одном месте, можно легко отследить активность работы и эффективность вводимых изменений в количественных показателях. Также мы следим за разнообразными метриками,что позволяет нам принимать управленческие решения на основе данных. Такой сбор данных помогает нам принимать обоснованные решения на основе реальных цифр, а не предположений.

Мы используем BI-аналитику в нашей работе. Вначале начали с готовых шаблонов Битрикс24, чтобы быстрее освоиться с инструментом. Однако, по мере того как мы углублялись в аналитику, мы поняли, что нам необходимо создавать собственные шаблоны, адаптированные под наши нужды. Например, я регулярно использую аналитику бизнес-процессов, чтобы отслеживать эффективность наших операций. 

Недавно перед нами была поставлена задача проанализировать данные о более чем 500 заводах-изготовителях, чтобы понять, в каких странах они находятся, и на основе этого подготавливать более выгодные для клиентов рыночные предложения. Без Битрикс24 пришлось бы  вручную собрать и обработать данную информацию. Можете себе представить, сколько времени на это может уйти. Мы нашли простое и быстрое решение: поставили данную задачу Copilot, AI-помощнику встроенному в Битрикс24.

Вот как это выглядело: 

1. Сначала мы провели анализ рынка , собрали информацию о заводах в ЕАЭС. 

 2. Затем мы загрузили эти данные в Copilot, который автоматически проверил и сопоставил названия заводов с их странами и владельцами.

Также, наш Project Manager отметила, что Copilot помогает ей в планировании и разработке дополнительных стратегий управления проектами. Она общается с ним в чате как с коллегой, который предлагает ей идеи, помощь и подсказки, которые она потом учитывает в своей работе. 

Я постоянно общаюсь с бизнес-аналитиком через Copilot. Он предлагает интересные идеи и варианты, например, по настройке BI-конструктора. Это избавляет нас от необходимости сидеть в базе знаний и искать информацию. Copilot направляет нас, предлагает рассмотреть разные варианты и предложения. — поделилась бизнес-аналитик Анастасия.

Мы активно используем инструменты для совместной работы Битрикс24. Мы полностью перешли от сторонних приложений для видеозвонков в Битрикс24 Синк. Даже для внешних встреч с партнерами это отличное и быстрое решение. Нам не нужно постоянно пересылать ссылки коллегам и ждать свободных слотов. Теперь при планировании звонка мы сразу видим загруженность коллег в календаре, а накануне автоматически появляется напоминание о встрече.

В августе 2024 года  компания ООО «Центромаш» перешла с тарифа Профессиональный на тариф Энтерпрайз 250, и на ближайший год в компании амбициозные планы по использованию функций нового тарифа:

• Планируется активная настройка и более глубокое внедрение инструмента «BI-аналитика» для анализа и визуализации данных для CRM, HR , отдела закупок, анализа эффективности внутренних процессов и задач, и т.д.
• Активно использовать Copilot  — с увеличенными лимитами и расширенными возможностями
• Также интересным выглядит «Филиальная сеть Битрикс24» на тарифе Энтерпрайз
  

Благодаря внедрению автоматизации Битрикс24, в ООО «Центромаш» скорость бизнес-процессов возросла в 2,5 раза, был настроен прозрачный процесс продаж с помощью CRM, все сотрудники компании были объединены в одном информационном пространстве корпоративного портала,  а AI-помощник Copilot практически стал  полноценным сотрудником.