Клининговый прорыв: как Битрикс24 помог ООО «Фрешрум» навести порядок в бизнесе

Компания ООО «Фрешрум» начала свою работу в 2018 году. Сегодня это надëжный поставщик клининговых услуг и химчистки мебели в Беларуси. С самого старта команда стремилась к высокому качеству работы и росту на региональных рынках. Однако быстро стало понятно, что для масштабирования нужно упорядочить внутренние процессы и взаимодействие с клиентами.

Когда Google Таблицы перестали справляться

«Сначала мы хранили все заказы в Google Таблицах. Работало нормально, пока объемы были небольшими. Но когда заказов стало больше, таблицы превратились в хаос. Ошибки, задержки, недовольные клиенты — всё это тормозило бизнес», — вспоминает Дмитрий Петров, CEO компании.

На первых порах такая система оказалась удобной. Можно было быстро создать таблицу, настроить фильтры, добавить формулы. Но чем больше становилось клиентов, тем сложнее было контролировать процессы. Менеджеры путались в данных, не замечали срочных заявок, забывали о важных комментариях. Проблемы копились как снежный ком:

• одни заказы терялись совсем;
• по другому не обеспечили время назначения сотрудника;
• решение задач было стихийным, что вызывало конфликты внутри команды.

Иногда мастер выезжал на заказ без необходимого оборудования, а клинеры тратили больше времени на согласование, вместо того, чтобы работать. Всё это отражалось на качестве.

Дмитрий отмечает: «Мы осознали, что так дальше вести бизнес невозможно. Компания росла, но старые методы управления данными не справлялись а лишь создавали препятствия. Проблема стала критической, когда из-за сбоя в таблицах сразу три крупных заказа поступили несогласованными, и компания потеряла время на обработку и согласование. Тогда было принято решение: нужно найти новую систему, способную автоматизировать и упорядочить процессы.

Были определены внутренние цели, а именно:

• доводить каждую заявку до конца, не теряя ее из виду;
• эффективно и равномерно распределять нагрузку и задачи между сотрудниками;
• выстроить четкую логистику, чтобы клинеры и мастера химчистки работали как единый механизм.

Поиск решений и первые шаги в автоматизации

Когда стало ясно, что для эффективного управления продажами и клиентскими отношениями нужна полноценная система, остановились на онлайн-сервисе “Битрикс24”. Зарегистрировали портал и начали с самого простого тарифа, чтобы понять, подходит ли эта платформа для наших целей.

Однако команда росла, а количество заказов увеличивалось, и вскоре мы поняли, что требуется инструмент помощнее. В итоге выбрали тариф «Профессиональный», который дал нам удобные возможности для работы с заявками (Лиды и Сделки), внутрикомандного общения (Чаты) и планирования задач. «Эта система стала опорой для бизнеса: потребности клиентов, задачи для клинеров — всё в одном месте», — делится Дмитрий Петров.

Начали с интеграции всех каналов связи через открытые линии. Подключили телефонию: сначала через «Мои звонки», а затем перешли на более мощную «ВАТС А1». Важным шагом также стало подключение сайта для сбора заявок — теперь они сразу попадали в систему. Настроили воронки лидов и сделок, чтобы каждый запрос обрабатывался автоматически и не терялся на пути.

Как теперь всё устроено:

1. Все заявки в системе. Заявки с сайта автоматически попадают в CRM, исключая риск потери данных.
2. Чёткие воронки продаж. Каждая заявка проходит через этапы — от обращения до выполнения.
3. Автоматизация задач. Клинеры и мастера получают задачи за сутки до выезда. После выполнения они отмечают статус, что упрощает контроль.
4. Телефония. Сначала подключили сервис «Мои звонки», затем перешли на «ВАТС А1». Все звонки фиксируются, что помогает не терять контакты с клиентами.

Когда число пользователей системы превысило 100, компания перешла на тариф «Энтерпрайз». Это дало новые возможности для масштабирования. Мы настроили кастомные отчёты для учёта сделок и начислений, автоматизировали складские операции, освоили новые региональные воронки для управления заявками

«Мы сразу поняли: успех зависит от того, насколько быстро команда освоит систему. Поэтому обучение стало первым шагом. Интеграторы «МЕДИАСОЛЬ» помогли настроить всё под наши задачи и оперативно решали возникающие вопросы», — рассказывает Дмитрий Петров.

Команда интеграторов настроила:

• автоматическую постановку задач сотрудникам;
• ограничение доступа к данным клиентов;
• отчёты по сделкам и начислениям.

Сотрудники быстро адаптировались: процессы стали более прозрачными, а система — удобной и интуитивно понятной.

Результаты:

Внедрение Битрикс24 стало для ООО «Фрешрум» настоящим прорывом:

• Производительность сотрудников выросла на 30%. Всё благодаря тому, что задачи стали чётко организованы, а процессы — автоматизированы. Работать стало проще и быстрее.
• Время обработки заявок сократилось на 40%. Прозрачные воронки и автоматическое фиксирование всех данных избавили от бумажной волокиты и ошибок.
• Количество повторных обращений выросло на 25%. Клиенты оценили удобство и стабильность сервиса — для нас это главный показатель успеха.
• Ошибок в расчётах и распределении задач стало меньше, благодаря кастомным отчётам, которые позволяют видеть всё по сделке и начислениям.

Но на этом мы не остановились. С помощью кастомных отчётов команда теперь получает полные данные по каждой сделке и начислениям. Расчёты автоматизированы, и ошибки остались в прошлом. Графики работ, учёт заказов, автоматизация задач — всё это теперь происходит в одном месте. «Мы не только экономим время, но и уверены, что всё делаем правильно. Клиенты довольны, и это лучшая награда за наши усилия», — делится Дмитрий Петров.

И ещё одно «секретное оружие» в арсенале ООО «Фрешрум» — AI-помощник CoPilot в Битрикс24. С его помощью мы расшифровываем записи телефонных разговоров. Это позволяет не только улучшить качество обслуживания, но и восстановить детали общения с клиентами, если это нужно. Технологии, которые работают на нас, а не наоборот — вот что делает наш бизнес ещё эффективнее.