«Раньше мы тратили часы на поиск данных о клиентах и разбор заказов. Теперь всё в одном окне — заявки с Битрикс24 обрабатываются на 40% быстрее»

Как навести порядок в данных клиентов и ускорить работу? Торговое унитарное предприятие «ПроКовёр» вместе с онлайн-сервисом «Битрикс24» нашёл решение. Колванов Александр, начальник управления по продажам расскажет, как автоматизация изменила процессы в компании и помогла расти дальше.

Всё выглядело неплохо: стабильные заказы, прочная репутация и многолетний опыт работы на рынке ковров в Беларуси. Однако, рабочие процессы требовали внимания. Клиентские данные хранились в разных источниках, рутинные задачи отнимали время, а сотрудники тратили много ресурсов на операционку.

Нет роста, в чем могут быть причины?

На определенном этапе развития компании, руководителю стало очевидно: существуют барьеры дальнейшего роста и развития бизнеса. Обращения через телефон, соцсети и email расползались по разным системам и файлам, отслеживать заявки и запросы было сложно — информация терялась. Ошибки возникали регулярно: не всегда было ясно, какие заказы выполнены, а какие ждут обработки. Отсутствовала прозрачная система отчётности по ключевым направлениям деятельности. 

Документы собирали вручную, а согласование заказов и проверка данных занимали слишком много времени. Менеджеры были перегружены рутинной работой, теряли заявки, а разбросанные данные по разным программам затрудняли контроль над задачами. Всё это замедляло процессы и приводило к упущенной выручке.

Когда стало ясно, что старая система не справляется, а каждый рабочий день превращается в борьбу с бумагами, УП «ПроКовёр» решило внедрить “Битрикс24” — платформу, которая объединила все процессы компании в одном окне.

Проектом по внедрению занималась опытная команда интеграторов из компании 4-IT.

«4-IT предложили комплексный подход: настроили CRM и задачи, а также “подружили” “Битрикс24” с нашим действующим программным обеспечением. Это помогло нам автоматизировать рабочие процессы и значительно улучшить коммуникацию внутри команды. Такие изменения привели к повышению качества обслуживания клиентов. Для решения наших задач мы выбрали коробочную редакцию “1С-Битрикс24”, сайт разработали также на платформе “1С-Битрикс: Управление сайтами”», — поделился Александр.

Первые шаги по внедрению

Первым шагом стала интеграция CRM и настройка автоматического создания заявок. Теперь каждый звонок или сообщение превращались в задачу, а вся информация о клиенте была собрана в одном месте. Затем подключили телефонию с записью разговоров и автоматическим созданием лидов в CRM, что значительно улучшило работу с клиентами.

После этого интегрировали CRM c  “1С”, что позволило упростить работу с отчетами и учётом, а также подключили интернет-магазин на платформе “1С-Битрикс” с товарной номенклатурой, SEO-оптимизацией и синхронизацией заказов.

Интеграция с БУС (1С-Битрикс: Управление сайтом) позволила создать единое пространство для обработки заказов, исключить ручной ввод информации и ускорить их обработку:

• Клиенты оформляют заказы в интернет-магазине → информация автоматически передается в CRM.
• Менеджеры видят заказы в Битрикс24 и работают с ними в привычной среде.
• Данные о статусе заказа обновляются в CRM и синхронизируются с сайтом. 

Для оптимизации работы на складе были созданы смарт-процессы «Отгрузка» и «Доставка», которые автоматизировали планирование загрузки склада, постановку задач и расчет дедлайнов. В результате вся логистика начала работать быстрее и точнее.

После того настройки процессов взаимодействия с клиентами и заказами, компания перешла к автоматизации внутренних процессов: заявления на командировки и отпуска, счета на оплату, исходящие письма и отчётность. Также создали BI-отчеты, например, «Отчет: Выручка», который позволяет отслеживать финансы по каждому магазину.

Реализовали клиент-центрированный подход в коммуникации: подключили дополнительные каналы связи: Viber, Telegram и WhatsApp, при этом сотрудники компании продолжают работать не выходя из привычного окна “Битрикс24”. 

Трудности, с которыми может столкнуться любой бизнес:

«Не обошлось без сопротивления. Некоторые сотрудники были скептически настроены к новой программе, ведь многие привыкли к старым методам работы и не видели в автоматизации ценности. Решение было простое: команда специалистов компании 4-IT провела обучение, продемонстрировала преимущества системы и объяснила, как сервис упростит их повседневную работу. Когда все возражения были отработаны и Битрикс24 стал частью процессов, осознание пришло само собой: „Это действительно удобно!“», — поделился Александр.

Какой итог?

Промежуточные результаты впечатляют: 

1. Скорость обработки заявок выросла на 40%. Вместо того чтобы вручную вводить данные в несколько систем, все заявки и сведения автоматически попадает в CRM. А это кратно увеличивает скорость работы всех отделов компании. .
2. Продажи выросли на 20%. Теперь менеджеры смогли сосредоточиться на самом важном — на продажах. Вся рутинная работа отошла на второй план, а взаимодействие с клиентами стало более персонализированным и быстрым.
3. Ошибки в расчетах и отчетах сократились почти до нуля. Благодаря автоматизации и интеграциям с “1С-Битрикс”, информация стала точной, а отчеты — понятными и доступными.
4. В компании появился корпоративный портал. Сотрудники всегда в курсе важных новостей, задачи и документы собраны в одном месте, а переключаться между разными программами больше не нужно. Можно сказать, что ПО стало фундаментом для формирования новой корпоративной культуры в компании.  

Появилась возможность отслеживать каждый шаг бизнеса в реальном времени: какие заказы на каком этапе, какие товары на складе, сколько денег ушло и сколько вернулось. Всё стало прозрачно и удобно.

Платформа  “1С-Битрикс24” полностью изменила работу УП «ПроКовёр».

«Важный результат — управленческое спокойствие. Никакой суеты и хаоса: задачи распределены, сроки под контролем, каждый сотрудник знает, за что отвечает. Команда избавилась от рутинной работы и сосредоточилась на том, что действительно важно — качестве обслуживания и развитии бизнеса», — комментирует Александр.

Компания уже выстроила ключевые бизнес-процессы и не собирается останавливаться. Сеть магазинов постоянно расширяется, открываются новые торговые точки, чтобы быть ещё ближе к нашим клиентам по всей Беларуси. 

Следующий шаг — интеграция с “1С”, телефонией и интернет-магазином. Это позволит усилить контроль над всеми процессами и ускорить работу подразделений, создавая прозрачную и слаженную систему, где каждый этап — от закупки до продажи — под полным контролем. Бизнес будет развиваться стабильно, без потерь и задержек.

Основной вектор развития — глубокая аналитика розничных продаж, создание эффективной воронки в “Битрикс24” и полное сопровождение оптовых клиентов. Планируется укрепление партнёрских отношений, автоматизация ключевых этапов взаимодействия и обеспечение высокого уровня сервиса.

Цель ТУП «ПроКовёр» — выстроить идеальную бизнес-экосистему, где рост гармонично сочетается с качеством обслуживания и эффективностью процессов.