Как улучшить внутренние коммуникации в компании

Качество внутренней коммуникации в компании между управленческим звеном и рядовыми специалистами напрямую влияет на общую результативность компании. Исследования подтверждают: предприятия, где налажен продуктивный обмен информацией между руководящим составом и персоналом, демонстрируют более высокие показатели как в области удовлетворенности работников, так и в сфере производственных достижений.

Нарушение каналов взаимодействия зачастую становится причиной искаженного восприятия ситуации менеджментом и непонимания мотивов принятия решений сотрудниками. Такой коммуникационный барьер провоцирует цепную реакцию негативных последствий: взаимные обвинения, снижение продуктивности, разрушение командного духа, развитие конфликтных ситуаций и, как результат, уход квалифицированных специалистов.

Зачем выстраивать внутреннюю коммуникацию в компании?

Взаимодействие между работниками одной организации неизбежно. Когда менеджмент и HR-отдел не берут на себя инициативу по формированию структурированной системы внутренних коммуникаций, она формируется спонтанно и хаотично. Такой неконтролируемый процесс редко приводит к положительным результатам, что негативно отражается на выполнении производственных задач. В итоге организация всё равно будет вынуждена взять под контроль построение коммуникационных процессов.

Ключевая задача коммуникационного менеджмента заключается в создании эффективных каналов обмена информацией как по вертикали власти — между менеджментом и сотрудниками, так и по горизонтали — между членами рабочих команд. Такой подход способствует развитию корпоративных ценностей, усилению мотивации персонала, обеспечивает своевременное информирование и необходимую поддержку коллектива в период постоянных рыночных изменений.

Виды коммуникационных стратегий для бизнеса

При организации корпоративной системы взаимодействия целесообразно выделить следующие основные категории коммуникационных потоков:

— по направленности: взаимодействие на одном уровне иерархии (горизонтальное) и между различными организационными уровнями (вертикальное);

— по степени официальности: регламентированное (формальное) общение и спонтанное (неформальное) взаимодействие;

— по способу передачи информации: речевое (вербальное) и с помощью жестов, мимики, поз (невербальное);

— по формату контакта: дистанционное (онлайн) и личное (офлайн) общение.

Горизонтальная коммуникация

Взаимодействие между сотрудниками одного должностного уровня формирует основу горизонтальных коммуникаций, которые играют фундаментальную роль в жизни организации. Характерная черта такого общения — его естественность и постоянство. Это могут быть неформальные беседы во время перерывов, обмен сообщениями в корпоративных мессенджерах или командные обсуждения без участия начальства. В процессе таких коммуникаций сотрудники делятся профессиональным опытом, запрашивают поддержку коллег или обсуждают неслужебные вопросы.

Вертикальная коммуникация

В свою очередь, вертикальная коммуникация охватывает взаимоотношения между руководящим составом и подчиненными. Такие контакты отличаются меньшей частотой и, как правило, носят спланированный характер. Руководители могут осуществлять такое взаимодействие различными способами: проводя общие собрания, организуя индивидуальные встречи или распространяя информацию через корпоративные информационные каналы.

Формальная и неформальная коммуникация 

Официальные коммуникационные каналы служат основой для формального взаимодействия, обеспечивая передачу ключевой информации, распределение обязанностей и координацию проектной деятельности. В противовес этому, неформальные контакты реализуются спонтанно через любые доступные средства связи — будь то непосредственное общение, телефонные разговоры или переписка в цифровых платформах. Такой формат позволяет руководству транслировать стратегические намерения, выражать признательность сотрудникам и получать актуальные отзывы о работе. Неформальное взаимодействие способствует укреплению командного духа и росту приверженности корпоративным ценностям.

Вербальное общение

Коммуникация посредством речи, будь то устная или письменная форма, составляет суть вербального общения. Параллельно с этим существует невербальная коммуникация, включающая мимику, телодвижения и голосовые модуляции. Эти два канала обычно действуют синхронно: невербальные сигналы усиливают и уточняют смысл произносимых слов, обеспечивая более точную и полную передачу информации.

Инструменты для улучшения внутренней коммуникации

1. Сформируйте климат прозрачности и взаимного доверия

Необходимо активно стимулировать честный диалог и обеспечить постоянную возможность для контакта между руководством и персоналом. Когда в коллективе царит атмосфера взаимоуважения и доверительных отношений, сотрудники чувствуют психологическую безопасность, позволяющую им свободно делиться своими мыслями, тревогами и инициативами по улучшению рабочих процессов.

2. Обеспечьте системность индивидуальных встреч и информационного обмена

Внедрите практику периодических персональных бесед с каждым членом команды для обсуждения актуальных тем, корпоративных обновлений и происходящих трансформаций. Еженедельные индивидуальные встречи руководителей с подчиненными, длительностью от получаса до 60 минут, позволяют не только рассмотреть приоритетные рабочие вопросы, но и уделить внимание личным переживаниям и заботам сотрудников. Тем самым создавая эффективное общение в команде. 

3. Ставьте цели и мониторьте результаты 

Важно своевременно информировать команду обо всех значимых аспектах деятельности организации, включая корректировки корпоративного курса и обновление стратегических ориентиров. При достижении намеченных результатов следует акцентировать внимание на успехах и предоставлять конструктивный отклик. Это способствует улучшению корпоративного взаимодействия, поддержке высокого морального духа и мотивации коллектива. В случае возникновения препятствий необходимо провести детальный анализ причин, предложить пути решения или совместно пересмотреть поставленные задачи.

4. Внедряйте современные каналы взаимодействия

Один из самых эффективных методов улучшения внутренней коммуникации – это формирование цифровой экосистемы. Организуйте тематические каналы в корпоративной сети, предоставьте сотрудникам возможность активно участвовать в обсуждениях новостей и выражать свое мнение через систему реакций. Критически важно поддерживать диалог, демонстрируя, что каждый голос имеет значение. Целесообразно создать механизм прямой связи с руководством, включая опцию анонимных обращений.

Высшему менеджменту рекомендуется поддерживать постоянное присутствие в информационном поле компании через ведение личных колонок и активное участие в корпоративных медиа. Эффективным инструментом являются видеообращения руководителей с обязательным текстовым сопровождением для удобства восприятия информации в любых условиях. На основе практического опыта мы разработали минимальные стандарты активности для топ-менеджеров: еженедельно создавать как минимум одну публикацию, оставлять два комментария и три отметки ‘нравится’. Даже такая небольшая регулярная активность, занимающая считанные минуты, существенно повышает уровень вовлеченности руководства и способствует укреплению связей между различными организационными уровнями.

Другие полезные материалы для бизнеса читайте в нашем разделе.